I meeting online, anche conosciuti come webmeeting, hanno rivoluzionato il concetto di riunioni aziendali, trasbordando gli incontri dal mondo reale a quello virtuale, con notevoli vantaggi soprattutto ai tempi del Covid-19.
Già utilizzati dalla fine degli anni ’90, i web meeting trovano adesso la loro consacrazione a causa delle limitazioni dei movimenti previsti per arginare la pandemia da Coronavirus: il vero e proprio boom dei download di app e software per i meeting online si è infatti avuto nel marzo del 2020, con la diffusione planetaria del virus Sars-Cov2. Prima di allora, erano in pochi a sapere cos’è e come si fa un meeting online.
Adesso, invece, questo termine rientra nel lessico comune correntemente, complici anche le misure di smart working adottate in Italia per dipendenti pubblici e privati.
Prima di scoprire le funzionalità e i vantaggi che offrono le piattaforme di meeting online, scopriamo cos’è un webmeeting e le differenze con altri tipi di incontri virtuali in voga in questi mesi di lockdown e restrizioni per l’emergenza coronavirus.
Che cos’è un webmeeting o meeting online: la definizione
Per webmeeting si intende una particolare forma di webinar paragonabile a una riunione online. L’interazione è alla base di questa tipologia di meeting online, in cui tutti i partecipanti possono intervenire, scambiare informazioni e parlare. Nel web meeting online il focus è posto sulla relazione, sullo scambio tra i partecipanti e sui processi collaborativi: insomma, il miglior modo per organizzare una riunione aziendale su Internet.
Qual è la differenza tra webmeeting e webinar?
La differenza tra meeting online e webinar? Procediamo da quest’ultimo per fare chiarezza.
Il webinar è generalmente un evento online, spesso gratuito, che si può seguire in diretta comodamente da qualsiasi device collegato ad Internet, ma in cui il più delle volte non è prevista collaborazione o interazione diretta. Lo si usa nella formazione a distanza ed è promosso dalle aziende.
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Un web meeting o meeting online, invece, il più delle volte è a carattere riservato, oppure ad invito, e dà la possibilità ai partecipanti di incontrarsi virtualmente evitando lo stress di spostamenti nel traffico e facendo risparmiare all’azienda i costi di eventuali trasferte. A differenza del webinar, viene usato dalle aziende per organizzare incontri di lavoro tra o con i propri dipendenti. Si può interagire e collaborare sulla stessa piattaforma, oppure rispondere a sondaggi e partecipare a progetti online. I vantaggi sono notevoli, ne elenchiamo qualcuno.
Quali sono i vantaggi di un meeting online?
Il meeting online è un incontro di lavoro sul web che può avvenire ovunque, in qualsiasi momento, riducendo costi e tempi che generalmente pesano, ed anche molto, nelle casse aziendali.
Un webmeeting è:
· Un metodo veloce per risparmiare tempo e denaro
· Il modo più semplice per azzerare costi di trasferta
· Una strategia per guadagnare tempo da dedicare alle attività lavorative
· L’incontro virtuale online che può essere organizzato da qualsiasi parte del mondo in cui vi sia Internet
Le piattaforme più conosciute per i meeting online
Quando si parla di webmeeting o meeting online, nella nostra mente si accende subito una lampadina: app e software per incontri virtuali offerti da Google, Zoom, Webex, oppure Whatsapp, ma anche tools nuovissimi che promettono riunioni sicure, a prova di hacker. Ma è davvero così?
Come abbiamo già avuto modo di spiegare negli articoli precedenti, il vero tallone d’Achille per le piattaforme più conosciute per i meeting online è rappresentato dalla cybersicurezza: capita spesso, infatti, che durante le riunioni aziendali possano accedervi anche estranei (disturbatori, o meglio, troll) che possono mandare all’aria la riunione o, peggio, rubare dati sensibili.
Non solo: app utilizzate per la messaggistica istantanea o strumenti improvvisati, non garantiscono un numero di partecipanti elevato alle riunioni online e, spesso, finiscono per bloccarsi. Quale tipo di piattaforma utilizzare, allora?
Go To Meeting: riunioni sicure e con funzionalità professionali
Go To Meeting è una soluzione per aziende offerta da OurVision, in quanto partner italiano di LogMeIn. Si tratta di un software per le imprese che intendono svolgere in sicurezza e con un numero variabile di partecipanti i loro meeting online. Il servizio Go To Meeting web dà la possibilità di ospitare fino 250 partecipanti ai webmeeting. Le funzionalità cambiano a seconda del pacchetto che si intende acquistare e garantisce un metodo interattivo in cui le persone che partecipano alle riunioni virtuali possono interagire fra loro rispondendo in tempo reale a messaggi, sondaggi ed altre funzionalità previste nelle varie versioni messe a disposizione del cliente.
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