Come fare una videoconferenza? È davvero sicura? Quale piattaforma usare per una videoconferenza, e quali sono i migliori software? Sono queste le domande più in voga negli ultimi mesi in ambito aziendale e non, perché tutti ormai si stanno adeguando ai sistemi di videoconference per poter lavorare in smart working ed in tutta sicurezza da remoto, senza alcun rischio di contagio da covid-19.
E a sentir parlare chi già adotta strumenti per la videoconferenza, questo metodo non è soltanto comodo, ma anche facile e veloce. Sono in tanti a usare i software per videoconferenza, in tutti gli ambiti lavorativi. Lo sanno bene i dipendenti pubblici, i quali sono stati destinati per il 75% in smart working in deroga. E lo sanno anche gli studenti che ormai da mesi svolgono la cosiddetta DAD, didattica a distanza, oppure i formatori, gli organizzatori di meeting e di webinar. Intere categorie, insomma, che si sono adattate al video conferencing.
Quante volte, in questi ultimi mesi, avete sentito dire da qualcuno “scusa, non possono rispondere: sono in videoconferenza”? Il nuovo mood venuto fuori durante il primo lockdown per il contrasto del coronavirus è ormai questo: video conference, come si dice in inglese videoconferenza, con un vero e proprio boom di registrazioni alle piattaforme online.
Come fare una videoconferenza: alcuni consigli di base
Ad alcuni questa parola fa ancora paura. Un po’ perché sono allergici, per così dire, a tutto ciò che riguarda la tecnologia, e un po’ perché sembrano non avere particolare dimestichezza anche con i programmi basic, come ad esempio una videoconferenza su Skype, WhatsApp oppure Zoom. Come fare una videoconferenza con una piattaforma professionale, in maniera facile, veloce e soprattutto sicura? Ve lo spiegheremo in questo articolo, ma prima dobbiamo chiarire cos’è una video conferenza, quali sono i software più sicuri e perché sceglierla.
Che cos’è la videoconferenza?
La definizione viene offerta da Wikipedia: la videoconferenza è “la combinazione di due tecnologie, dove si ha l’interazione sincrona in audio, video e dati fra due o più soggetti. Tipico è l’uso all’interno di gruppi di lavoro geograficamente dislocati su più sedi aziendali”.
Di soluzioni simili per connettere a distanza due o più persone per motivi di lavoro, di formazione o, semplicemente di incontro, se ne sono studiate per tutto il Novecento: la caccia alla tecnologia necessaria per le videoconferenze ha poi ottenuto risultati con la commercializzazione di massa di computer dotati di videocamera e microfono integrati e, agli inizi degli anni 2000, grazie alla diffusione delle reti a banda larga e all’aumento sia della portata che della velocità di trasmissione dei dati in Internet, che garantiscono una migliore qualità dell’audio e dell’immagine, si sono diffusi i primi software per videoconferenza.
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Con una economia che è diventata sempre più globalmente interconnessa e il passaggio a modelli di lavoro sempre più flessibili, c’è stata la crescita esponenziale del fenomeno delle videoconferenze. Il 2020, anno della diffusione globale del virus Sars-Cov2, ha definitivamente sugellato il video conferencing anche in Italia.
Cosa serve per fare una video conferenza?
Per una videoconferenza occorrono innanzitutto computer dotati di videocamera e microfono integrati: che siano fissi o portatili, non ha alcuna importanza. Poi, è il passo più importante, bisogna scegliere una piattaforma o software per videoconferenze sicura. Le problematiche relative alla cybersicurezza con i sistemi di video conference le abbiamo spiegate qui.
Perché scegliere la videoconferenza?
La videoconferenza ha molteplici vantaggi: quella di lavorare a distanza, per i motivi di sicurezza legati alla pandemia da covid-19, e anche quella di potersi collegare con più persone e per svariati motivi da qualsiasi parte del mondo. Le scelte ricadono spesso su decine e decine di piattaforme, ma le migliori risultato quelle a prova di hacker, come già abbiamo spiegato in precedenza, e che hanno a disposizione una suite di servizi che spazia dalla videconference ad eventuali strategie di marketing, come ad esempio la lead generation.